Cómo organizar un evento digital de éxito para tu empresa

Desde hace meses hemos venido asistiendo a multitud de actividades digitales. La pandemia casi nos ha obligado a estar presente en todo tipo de eventos realizados vía Internet. Webinars, conferencias, ponencias, directos en YouTube, Twitch, Facebook… ¿Existe alguien que todavía no haya sentido esa sensación de estar conectado a una pantalla para asistir con otras personas a este tipo de eventos?

Por eso, impactar con un evento digital necesita una estrategia de comunicación que te haga sobresalir entre los diferentes emails de las bandejas de entrada repletas de invitaciones de asistencia al próximo directo en el que se hablará de temas que pueden interesarte o no.

El marketing para eventos, diseñando experiencias para que permanezcan en la retina

Con el objetivo de lograr la máxima conexión con nuestros potenciales clientes, el marketing experiencial pretende apelar a los diferentes sentidos a través de los canales que estén disponibles, bien sean digitales o presenciales.

A través de las diferentes técnicas del marketing experiencial, el marketing para eventos crea una estrategia en la que se tienen en cuenta diferentes aspectos como el de crear una historia para la marca, buscar la autenticidad en la comunicación, segmentando muy bien los públicos para que el mensaje correcto llegue al target idóneo o poniendo en valor el storytelling de la marca.

Por eso, este tipo de marketing está enfocado a que este tipo de experiencias permanezcan en el recuerdo de los asistentes y, al fin y al cabo, nuestros posibles clientes, sobre la base de tres pilares fundamentales: entretener, emocionar e innovar.

¿Cómo entretener a los asistentes a un evento online?

Por ello, realizar un evento por un ponente debe ser más que la exposición de un simple PowerPoint. Para entretener, es recomendable llevar preparado lo que queremos exponer, pero siempre contando buenas historias y entretenidas, sin leer lo que se ve en pantalla ya que los asistentes ya pueden leerlo por ellos mismos y, por supuesto, no abusar de las citas y de las estadísticas. Para que este pilar del entretenimiento no se venga abajo, podemos utilizar la Regla 10/20/30 de Guy Kawasaki, que nos explica su teoría sobre presentaciones en PowerPoint efectiva, que deben incluir:

  • 10 diapositivas
  • durante 20 minutos
  • y con un tamaño de letra mínimo de 30 puntos

Esta regla es solo una teoría, obviamente, pero podemos tenerla en cuenta para que nuestras presentaciones no sean simplemente una exposición de texto. Podemos contar historias, anécdotas, interactuar con los asistentes, pero… ¿y si ningún asistente levanta la mano o hace preguntas? También debemos estar preparados para ello.

Tener en la recámara un par de temas de conversación para que fluya el evento en el cierre animará a que los asistentes comenten los diferentes aspectos que sean de su interés.

Cuando la emoción traspasa la pantalla, el evento digital será un éxito

Cuando hablamos de emocionar a los asistentes, lo hacemos desde una estrategia en la que llegues a sus corazones. Desde luego, en un grupo de personas que asisten a un evento digital habrá diferentes perfiles, por lo que lo más recomendable es dirigirte a aquellos que realmente son tus leads y tratarlos de forma única.

Las emociones tienen que ver, por otro lado, muchas veces con otro tipo de formatos. Por ejemplo, en eventos como Marketing Rocks se utiliza la música como elemento disruptor y, a la vez, que fomenta el entretenimiento dentro de una serie de presentaciones.

¿Innovar? Pero si ya está todo inventado…

Esta es una frase recurrente en muchos ámbitos, pero en la realización de eventos digitales parece que está a la orden del día. El desarrollo de un nuevo evento digital no tiene por qué suponer una revolución o reinvención de los formatos. Todos sabemos que debido a la pandemia, este tipo de actividades se realizan en su mayoría de forma online, por lo que debemos amoldarnos a las plataformas que existen en el mercado. Elijamos la que creamos conveniente e idónea dependiendo de nuestra estrategia de marca.

Si bien nuestro objetivo principal no es reinventar el formato, sí podemos innovar en pequeños hitos o propuestas que aporten valor y que sea poyen en los otros pilares del marketing de eventos: el entretenimiento y la emoción: apoyarnos en plataformas como Clubhouse, nuevas formas para gestionar asistentes en Google Meet con preguntas o segmentación por equipos, nuevas formas de pedir la palabra por ejemplo utilizando un fondo de imagen que sustituya nuestro lugar de conexión por un océano de preguntas… las posibilidades están ahí. Solo tenemos que ajustarlas a nuestro evento.

Los objetivos estratégicos en el marketing para eventos digitales

En un principio, debemos tener en cuenta que todos los eventos digitales se organizan, de un modo u otro para generar ventas. A veces, para vender productos. Otras, para vender servicios. Y otras, para vender imagen de marca o generar leads. Por eso, decimos que el objetivo estratégico de este tipo de marketing es generar ventas antes, durante y después de cada evento para los diferentes tipos de asistentes: el desconocido, que entra en tu evento porque lo vio de pasada; el conocido, es decir, aquel que te ha visto y conoce tu marca, te sigue en redes sociales e incluso, en ocasiones, comenta y comparte tus publicaciones; y el cliente, es decir, aquel que ya te ha comprado y con el que queremos repetir para fidelizarlo. Todos estos asistentes tendrán cabida dentro de nuestra estrategia de marca.

Otro de los objetivos estratégicos de este tipo de acciones es la de generar engagement o conexión entre la marca y sus consumidores. Es decir, fortalecer ese vínculo emocional con aquellas personas que nos han comprado o queremos que vuelvan a comprar, o que queremos que se conviertan en nuevos clientes.

Por otro lado, la visibilidad que nos proporciona un evento digital va más allá del propio evento, ya que los más importantes obtienen cobertura en medios tradicionales que, de otro modo, no habríamos conseguido.

¿Qué aspectos debo cuidar para que mi evento tenga éxito?

En primer lugar, debemos cuidar al máximo los aspectos visuales de diseño gráfico. Por supuesto, también el contenido, pero el componente visual en este tipo de eventos es primordial para causar una buena impresión y lograr una imagen profesional que atraiga a posibles clientes.

Por supuesto, también deberemos realizar una landing para el evento, es decir, un site con entidad propia para que cada visitante pueda informarse de forma eficiente sobre los aspectos más importantes relacionados con el evento: ponentes, organizadores, patrocinadores, contenidos… 

Esta landing debe ser capaz de mantener la atención del visitante en tan solo unos segundos y conseguir convertir en lead de forma rápida y sin demasiadas estridencias. Por lo tanto, no es necesario ampliar demasiado el contenido del evento, ya que esto estará registrado en otras partes del site, aunque sí debemos incluir todos aquellos elementos que consideremos de mayor importancia.

Otro de los aspectos más importantes que debemos tener en cuenta en este tipo de eventos es que deben estar acompañados por una campaña efectiva en redes sociales como medio de captación más efectivo. Debe utilizarse obviamente con moderación para no bombardear a los usuarios, ofreciendo información poco a poco y menos intrusiva, utilizando técnicas de Inbound Marketing.

Para finalizar, la herramienta clásica de marketing digital más utilizada para gestionar las invitaciones es el email marketing. Tratemos de crear una newsletter que quede en el recuerdo de los posibles asistentes y clientes, que sea fácil de leer y que los lectores se vean tentados a querer saber más sobre aquello que les estamos ofreciendo.
Planificar de manera acertada nuestra estrategia de marketing para eventos va a ser primordial para que se convierta en un caso de éxito. Por eso, desde Roi Scroll, estaremos encantados de echarte una mano para planificar tu próximo evento online, así como ayudarte a resolver todas tus dudas. ¿Hablamos?